5 fasi per un processo di onboarding efficace - Il primo giorno di lavoro

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È probabile vi sembri strano dedicare una serie di articoli ad un argomento, l’onboarding, apparentemente in contrasto con una situazione che vede un calo pesante degli occupati e la distruzione di migliaia di posti di lavoro a causa della pandemia, come l’ISTAT ha comunicato nei giorni passati.

Eppure, non è così azzardato perché, anche in questo periodo, ci sono organizzazioni che si trovano nella condizione di dover pianificare l’integrazione nei propri organici di un elevato numero di nuovi collaboratori, integrandoli in poco tempo, con uno stress non trascurabile e potenziali conseguenze di medio-lungo termine sia per i neo assunti che per l’organizzazione nel suo insieme.

Non vi ritrovate in questa affermazione? E allora pensate allo sviluppo imprevisto cui hanno dovuto far fronte le imprese che producono (o commercializzano) beni per la prevenzione della salute come mascherine, camici, prodotti igienizzanti, ecc.

Chi non ricorda che soltanto due mesi fa prodotti come alcol, gel disinfettanti e lievito erano introvabili sugli scaffali dei supermercati nonostante forniture regolari? Per non parlare delle mascherine, per la cui disponibilità dipendevamo dalle importazioni per oltre il 90% del fabbisogno sino a pochi mesi fa. Come sapete, siamo arrivati in poco tempo ad una capacità produttiva che soddisfa la quasi totalità della domanda, convertendo produzioni diverse ed aumentando la “forza lavoro” per adeguarsi alle mutate esigenze. Una sfida ciclopica vinta sulla spinta dell’emergenza.

Oppure pensate alla sfida lanciata dal Ministero dell’Istruzione per riaprire le scuole a settembre ed alle implicazioni: dagli arredi scolastici (per i quali i produttori nazionali reputano non si possa soddisfare la domanda da qui a settembre) al personale necessario per mantenere le misure sanitarie imposte, anche in questo caso si prevede di integrare in poco tempo l’organizzazione esistente con l’assunzione di nuovo personale e la regolarizzazione di molti precari. Con una difficoltà ed uno stress ad assorbire il cambiamento, per le strutture distribuite nelle scuole, facilmente immaginabile.

Dovremmo anche citare il settore delle tecnologie, che proprio dalla diffusione della pandemia e dal blocco delle attività ha tratto una spinta importante per la crescita. Non mi riferisco tanto all’e-Commerce, che pure ha visto un 96% di incremento medio in settori come l'intrattenimento online e la formazione, o i negozi online di alimentari che da soli hanno registrato un +300% nel periodo del lockdown, bensì all’impulso dato dalla pratica di lavorare da casa (è stato chiamato “smart working”, ma sarebbe più corretto chiamarlo “remote working”) che sta spingendo la diffusione dei dispositivi digitali, delle reti e dei software di comunicazione e videoconferenza, grazie anche all’accelerazione delle competenze digitali causa prima del digital divide. Una spinta al rinnovamento occorsa in poche settimane quando, in condizioni di normalità, ci sarebbero voluti anni.

E gli esempi potrebbero continuare, ma per brevità basti pensare alle aspettative conseguenti all’attuazione delle misure che saranno decise per usufruire dei fondi previsti dal Recovery Fund, con scadenze imposte dalla UE per l’utilizzo degli importi erogati a fondo perduto.

Quindi ecco la sfida: cambiare processi pensati per l’inserimento occasionale di nuovi collaboratori in strumenti capaci di “portare a bordo” in poco tempo i collaboratori necessari, mettendoli in condizione di integrarsi e divenire produttivi nel minor tempo possibile.

Dunque, se nella premessa avevamo inquadrato il tema nel suo insieme e nel precedente articolo abbiamo focalizzato l’attenzione sulla fase antecedente il primo giorno di lavoro, in questo ci concentreremo proprio su questo evento fondamentale.

Un giorno memorabile

Di per sé la fase iniziale di un nuovo lavoro è fonte di preoccupazione, così come lo sono tutti i cambiamenti importanti della nostra vita. La paura dell'ignoto si accompagna alla preoccupazione di essere sopraffatti dalle informazioni. Quindi è importante assicurarsi che il nuovo arrivato abbia un'idea dell'agenda del primo giorno e di come funzionerà l'orientamento ancor prima di questa data o al massimo al momento del suo ricevimento. Le informazioni devono essere date poco alla volta, quando necessario, affinché possano essere acquisite in modo significativo.

Una dotazione pronta e disponibile

Il non avere una scrivania, il computer portatile o il pass di accesso sono tra le maggiori fonti di lamentela da parte dei nuovi entrati ed è spesso citato come ragione per la perdita di produttività e causa di basso impegno. Forse vi parrà strano, ma nella moderna ed efficiente macchina organizzativa del Comune di Milano, per molti aspetti un esempio di funzionalità della pubblica amministrazione, un assistente sociale appena inserito in organico attende per settimane l’attivazione di un indirizzo e-mail personale. Ignoro se questo fatto riguardi anche gli altri collaboratori dell’ente pubblico, ma so con certezza che è quanto avviene nel caso considerato, con conseguenze che potete facilmente immaginare.

Il Buddy, un amico per i primi mesi di lavoro

Assegnare un compagno di pari livello è un ottimo modo per introdurre il nuovo collega di lavoro. L’impiego di un compagno di squadra, piuttosto che del loro responsabile, metterà a proprio agio la persona quando si tratterà di porre domande, magari banali ma importanti, sul funzionamento dell'ufficio, la cultura e le peculiarità del team al quale si è stati assegnati. Un compagno di pari livello è anche la persona giusta per presentare il nuovo collega girando i vari uffici e per permettergli di cominciare a costruire rapporti e relazioni.

Anche questa volta potete consultare la “lista di controllo” allegata che abbiamo predisposto per voi come promemoria.

Promemoria per l'inserimento dei nuovi collaboratori (191 kb.)

Pausa estiva

Dopo la pubblicazione di questo articolo ci prenderemo un periodo di pausa. Il prossimo, dedicato alla terza delle 5 fasi indicate nel titolo di questa serie (e che si soffermerà sulla prima settimana di lavoro del nuovo collaboratore), sarà pubblicato alla fine di agosto. Buone vacanze a tutti.