5 fasi per un processo di Onboarding efficace - Prima del primo giorno

Onboarding Concept

Nell’introduzione ho descritto un caso di buone pratiche che ho potuto sperimentare in una mia esperienza lavorativa precedente. Ora torniamo dalla pratica alla “grammatica” e vediamo invece gli aspetti pratici sotto un profilo più di “metodo”.

  • Dunque: avete la responsabilità delle risorse umane e dovete portare a bordo e rendere operativi i nuovi assunti nel più breve tempo possibile?
  • Oppure: siete incaricati di selezionare dei free lance come collaboratori su base progettuale (con un contratto a termine) e questi dovranno comportarsi come fossero dipendenti integrandosi nei team, magari lavorando presso il cliente finale?

Fatevi ispirare dall’acronimo COAT (in italiano “cappotto”) ovvero Cultura, Obiettivi, Amministrazione, Team.

CULTURA: Esprimete la visione del Team (non solo quella dell'organizzazione in cui il team è inserito), i valori culturali e le particolarità, ovvero ciò che rende unica la squadra, perché questi sono aspetti vitali quando si costruisce un viaggio a bordo memorabile e di successo.

OBIETTIVI: Assicuratevi che i nuovi arrivati comprendano come il loro apporto contribuisca direttamente al risultato del team nel suo complesso e agli obiettivi dell'intera organizzazione, con chiari esempi dell'impatto che questo può avere sull'azienda.

AMMINISTRAZIONE: Verificate di disporre delle basi procedurali corrette, semplificando gli aspetti amministrativi per i nuovi entrati e rimuovendo gli aspetti che possono distrarre i nuovi collaboratori dal concentrarsi sulla fase di apprendimento.

TEAM: Permettete ai membri del team di svolgere un ruolo nell’introduzione dei nuovi collaboratori ancor prima del loro ingresso al fine di indurre un'impressione particolarmente favorevole dell'etica e del senso di appartenenza.

Coinvolgere i nuovi entrati prima del primo giorno

OFFERTA ED ACCETTAZIONE RAPIDI

Se volete generare un'ottima impressione, le parti noiose (ma importanti) devono essere rese più semplici attraverso un processo elettronico di offerta e accettazione rapido e facile da completare.

REMINDER PER I MANAGER

Concentrandosi sulle 5 attività principali da completare, l’invio di promemoria “just-in-time” fanno in modo che i manager possano avere il massimo impatto sulla produttività iniziale dei nuovi entrati. A questo proposito, Google* ha scoperto che un semplice promemoria poteva ridurre i tempi del passaggio alla produttività dei nuovi assunti del 25%, equivalente ad un mese intero.

INTRODUCETE LA SQUADRA

Introducete il vostro candidato alle 4-5 persone chiave con le quali dovrà collaborare per contribuire a stabilire più velocemente una relazione.

ESPONETE LA VOSTRA CULTURA

Le persone amano unirsi ad organizzazioni allineate ai propri valori e opinioni. È importante continuare a rafforzare la vostra cultura, il vostro brand e ciò che vi rende unici per i nuovi assunti ancor prima del primo giorno.

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* Invece di gravare sui manager con un sacco di requisiti e un processo strutturato, GOOGLE ha scelto di applicare un processo volontario di trasferimento dei compiti al responsabile dell’assunzione.

L'obiettivo di questa checklist di promemoria just-in-time è di informare i manager sulle cinque piccole attività che hanno dimostrato di avere il massimo impatto sulla produttività del loro nuovo assunto.

Le cinque attività critiche elencate nell'avviso inviato per e-mail sono:

  1. Avere una discussione su ruolo e responsabilità.
  2. Abbinare il nuovo assunto ad un collega di pari livello.
  3. Aiutare il nuovo assunto a costruire un network di relazioni sociali.
  4. Impostare controlli sull’andamento del processo di integrazione una volta al mese per i primi sei mesi del nuovo assunto.
  5. Incoraggiare un dialogo aperto.

Le cinque azioni consigliate di questa lista di controllo e-mail di promemoria riguardano l'aumento delle comunicazioni a due vie, la creazione della rete di supporto dei dipendenti e la pianificazione di riunioni periodiche con il nuovo assunto.

Per quanto riguarda la check list la potete consultare e scaricare qui…

Checklist List Pre Onboarding (151 kb.)

Informazioni sull'autore
Stefano Carlo Longo
stefano.carlo.longo@goodgoing.it
Stefano Carlo Longo ha una lunga carriera di “innovatore” nel mondo dell’ICT, maturata in funzioni direttive nell’ambito commerciale, del marketing e della consulenza presso alcune tra le più importanti società internazionali, tra cui EY, Atos e Adobe. Co-fondatore di una società di eCommerce dedicata ai vini di alta gamma e investitore in una start up in ambito Mobile Engagement in rapido sviluppo (MobileBridge), ne promuove la presenza presso clienti e partner.

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